だらだらした会議を上手に進める方法

仕事で会議やミーティングはつきもの。仕事じゃなくても、地域での集まり、PTA、サークル内での話し合いなど、複数人で話す場面は意外と多いのではないでしょうか。
そしてその中でもだらだらと堂々巡りするしたり、何も決まらないまま終わるような、意味のない会議が繰り広げられていることに辟易している方も多いと思います。
私自身、色々な会議に参加してきて、何のため？と何が何だか分からない＆決まらないまま、ほわりと終わっていく会議も沢山経験してきました。
今日は、そんな意味の薄い会議を脱するために場を取り仕切る人が意識しておくべき事柄をお伝えします。

何をすべきかを決めておくこと

事前準備なく始まる会議は大抵の場合、空中分解します。事前に今日の会議の目的や目標をしっかりと練っておくことで、スムーズなスタートが切れます。最初の印象は大きいですから、ここでつまずいてしまうと、最後まで「イケてない会議」のレッテルを貼られてしまうので注意が必要です。

何のために集まったのか？

話し合いには必ず目的があります。その目的は全員にしっかりとしっかりと把握されているのでしょうか。そこが抜けていることで参加者内の意識にバラつきがあったり、自分は関係がないのに…と心ここにあらずの参加者はいませんか。

今日の会議の目的は？

まず第一に今日なぜこの会議をするのかという目的を全員で共有することが必要です。
目的のない会議と井戸端会議はなんら変わりありません。忙しい時間の合間にする会議ですから、必要な意見やアイデアが出るようにかならず全員が目的意識を共有することが必要です。

今日どこまで決めるの？

一足飛びにすべて決まるという会議もなかなかありません。もしあるとしたらトップダウン形式の会議という名前の報告・指示命令ではないでしょうか。
みんなで意見を集めたりアイデアを出し合いながら決めるには多少なりとも時間がかかるものです。そして考えている間に脱線していってしまうこともあります。
だからこそ、今日どこまで決めることができればよいのかを会議をスタートする前に全員で共有していく必要があります。

議論が分かれたときにとるべき3つの方法

議論が分かれてしまった時、決めなければいけない期限もあるし、勝手に決めたらあとで文句がでそう。だけどどうしたらいいの！？ということもあれば、まぁ、時間もあるんだし、みんなが納得するまで話し合った方がいいよね、というときもあります。
それぞれ結論を出すべきタイミングに合わせて、決め方を選択していく必要があります。

時間をかけてもよいとき

意見が平行線だったり、熱が入りすぎてしまって口論になっている場合には、一旦休憩をいれたり、決断を先延ばしにして回避的行動をする。そうすることで、その場ではお互い譲り合えなかった人が頭を冷やし、冷静に物事を見るきっかけになります。
また、第三の意見として双方の意見の融合と言ったものが出てきやすくなるのです。

緊急で決めなければいけないとき

緊急的に決めてしまわない時には勝ち負けが出るような決め方をする必要もあります。その最たる方法が多数決。多少文句が出たり、不平不満が出ることもありますが会議の目的や今日すべきことは達成できます。

ある程度時間があるとき

緊急ではないが、近いうちに決めたいという議題というのがほとんどの場合ではないでしょうか。その場合には、お互いにどこまでなら譲れるのか、譲れないポイントはどこかを明確にしながら間の意見を探していくことで、お互いがそれなりに良いと思う答えにたどり着くことができます。

まとめ

事前に会議の目的と今日何が決まればいいのかを共有することで、会議の中で迷子になることがなくなります。
そして意見が分かれてしまった時でも目的達成までの時間がどのくらいあるかに合わせて適切な検討方法をとることで短時間で必要なことが決定できるようになります。

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