何も決まらない会議、意味がある？

そんなことをお感じの方々もいらっしゃるのではないですか。
結局会議では何も話が進展しないし決まらなくて、結局最後は上からの指示だけが降ってくるなんていうのはよく耳にする話です。
今日は会議が空回りする落とし穴３つについてお話します。

３つの落とし穴とは

会議のゴールが不明瞭
ファシリテートする人の不在
責任の所在がない

ハッキリと言ってしまうと、こんな会議はただの井戸端会議。やるだけ無駄です。
何かを進めようとするときには、具体的であること・進捗が測れること・期限があることが大切です。
それを決めるためにも会議のゴールとファシリテートする人の存在は欠かせません。
コーチングがファシリテートするのに役立つと言われているのは、この３つの方法をクリアにする方法を学ぶからなのです。

会議の終わり方を決める

何事も始め方と終え方が大切です。
会議も今日は何のための会議で、何がどこまで決まれば会議が成功したと言えるのか、その基準を明確に全員が共有することが大切です。

共有していないと、誰かの思い付きで話があちこちに飛んで行ってしまって、そのまま終了時間がきてしまいます。
共有することで、たとえ誰かが脱線したとしても今日の会議のゴールに戻しやすくなります。

進行役と議題の提示役は分ける

会議を進めるためには中立的に場をファシリテートする人の存在が不可欠です。
その人に課されるのは俯瞰して全体を見ること。

具体的にいうと
・会議のゴールをクリアにする
・今何について話しているのかをクリアにする
・違う意見が出てきたときの論点を明確にする
などです。

よく見受けられるのが議題を提示した人（上司など）が会議の仕切りも一緒にしてしまうパターンです。
これをすると本人が話したい話題にだからこそ、中立的なファシリテートができず、結局その人の思い通りに誘導してしまうことになりがちです。

会議する時間は無駄だ。指示だけしてくれたらいい。となるのは会議が会議の体ではなく、誘導・指示の場になっているからです。
議題を提示する人とファシリテートする人を分けて、場の進行に集中できる役割の人を設けましょう。

役割と期限と振り返り

もうひとつ会議がぼんやりとしてしまう原因としては、誰が何をいつまでにするのかが決まっていないことです。
後々になって、「あの件君に頼むよ」なんて言われても、自分の役割でないと思っている人からすると、会議中何が大切かどこまで決まったか、具体的にいつまでに何をしないといけないかまで考えていません。
そうして役割だけ振られて「あの件、どうなった？」とある日急に言われても困るわけです。

だからこそ、会議の場で誰が何をいつまでにするのか、そしてその結果をいつまでに全員で共有するのかまで決めておきましょう。

自分の役割が明確であれば、会議中に何を聞いておかねばいけないか、誰に相談することができるか等が分かり、安心して取り組むことができます。

まとめ

会議を意味あるものにするためには
・会議のゴール（何を決めるためか）を明確にする
・進行役は進行に徹し、俯瞰して場をみる
・役割と期限を割り振っておく
ことが大切です。
もし、会議が上手く機能していないと感じている場合にはお試しください。

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